档案室是是集中保管档案、管理档案的基地，是社会各方面利用、保管信息资源中心。确保档案保存的规范、完整和安全，是各级领导和全体工作人员的共同任务。
云计算、物联网及相关技术的发展迅速推动着智慧城市的成熟，智慧城市的发展以其独有的魅力为我们展现一个智能化、科技化的城市。技术的革新催生了智慧的进步，智慧城市将会给当前的档案管理发展带来新的契机和深远影响，转型发展中的档案管理开始走向智慧化管理。

RFID智能档案管理系统，通过引入物联网的先进技术与理念，规划与构筑一张低功耗的物联传输的骨干网，规划与建设物联网的大数据、云计算及分析平台，以创新的模式实现物联网时代下的档案安全管控工作。通过RFID电子标签 ，实现档案实体的电子化标识。利用RFID技术 的特性，实现档案从形成、归档和利用的全生命周期管理，确保档案安全。
建设基于RFID技术 的档案智能管理系统，在实际运行中的意见包括：
1、档案创建时就粘贴一张RFID电子标签 ，实体的电子化标识；
2、档案归档自动提醒，确保档案在规定期限内移交档案管理机构归档；
3、实现档案出入库的实时监测，避免档案利用时多拿、错拿等问题；
4、实现档案从创建、归档、利用的全流程追溯、可视化管理；
5、借助RFID智能盘点车，实现档案快速盘点、定位 与查找。

RFID智能档案管理系统软件平台可分为5个小系统，各子系统通过搭配专业的RFID硬件设备运行。系统包括：
♦ 标签转换系统：实现实物档案与RFID档案标签关联；
♦ 馆员工作站 系统：实现档案的借阅、归还、查询等功能；
♦ 安全监测系统：实现档案的自动出入库、档案安全监测等功能；
♦ 盘点系统：实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能；
♦ 可视化平台：实现档案状态、设备状态的可视化监控。
4.1标签转换系统
标签转换系统运行在RFID馆员工作站 设备上（或称“档案加工设备”），实现档案标签的初始化等工作。系统包括档案标签与层架标签的注册、更换、注销等功能，同时支持档案的查询统计、导入导出等功能。
4.2馆员工作站 系统
馆员工作站 系统运行在RFID馆员工作站 设备上（或称“档案交接仪”），实现档案的档案的归档（或接收）、调档申请、借阅、归还、续借等，同时也包含对档案读者的管理，以及档案的查询统计、借阅查询与统计等功能。
4.3安全监测系统
安全监测系统配合RFID安全门禁设备使用，软件系统可以运行在RFID安全门禁的内嵌显示屏上，也可以通过网络连接到一台PC机上运行。
安全监测系统软件档案出入的实时监测、进出人数的统计、库房温湿度的监测，以以告警日志的查询功能。当档案未办理合法手续时，系统将自动声光报警，并记录报警信息。
4.4智能盘点系统
智能盘点系统运行在RFID智能盘车上，实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在RFID智能档案管理系统中，档案位置管理的最小单位为密集架的一层（或一格），每一层上粘贴一个RFID层架标签 ，系统为每一层进行顺序编码，RFID层架标签 上打印该编码内容，以方便工作人员查看。当档案放到密集架的某一层时，需要将RFID档案标签与RFID层架标签 的关联。系统在顺架、盘点、倒架等工作时，需要通过设备自带的RFID手持天线读取RFID层架标签 与RFID档案标签，再实现相应的业务处理。
使用RFID手持天线扫描RFID档案标签时，馆员不需要将档案移出或打开，只需要将手持天线靠近档案实物，即可完成标签数据的读取。一层60份档案的扫描可以5秒内完成，读取过程快速、准确。 同时，系统要与密集架系统联动，实现密集架的自动打开、关闭、通风等功能，方便馆员工作。
系统一般通过WIFI无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时，可使用我司专门开发的“离线工作”模式，即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时，不通过网络与RFID数据库服务器通讯，在工作完成后，只需要在设备的TCP/IP接口插入网线，系统自动判断网络状态，并自动上传数据。同时，当RFID数据库数据有更新（如新加工的档案、档案状态有变更等），也将自动下载新数据。
4.5RFID档案查询系统
RFID智能档案管理系统提供通过web浏览器进行档案的查询。检索关键字包括案卷号、归档号、题名等信息。
4.6可视化监控平台
可视化监控平台安装在档案馆的监控室内，在LED大屏上实时展示，以方便馆员实时了解档案状态、库房状态，以及设备运行状态。